RENBEL GROUP - Renbel Multimedia Service

Sistemi di Gestione Eventi online

Lo scopo fondamentale dei nostri sistemi gestionali è fornire soluzioni di qualità per i servizi turistici e congressuali per contenere i costi di lavorazione e garantire il massimo rispetto delle esigenze e delle aspettative formative di ogni partecipante all'evento

Renbel ha sempre scelto la qualità e l’affidabilità del proprio servizio, per consigliarVi sempre il meglio.

Un settore dedicato alla produzione Multimediale garantisce un bagaglio di professionalità e competenza, che si traduce in un’offerta articolata e tecnologicamente importante.

INTERFACCIA GESTIONE EventOnLine

CONOSCI IL SISTEMA EVENTONLINE

INTERFACCIA GESTIONE EventOnSite

La scelta di ogni operazione è svolta in modo
semplice e intuitivo grazie alla suddivisione
delle fasi di lavorazione in "blocchi omogenei"

Renbel Multimedia progetta lo sviluppo di applicazioni informatiche, la gestione e la realizzazione di siti internet interattivi, la creazione di software per la gestione di eventi, iscrizioni on line, votazioni con codici univoci on line, partecipazioni a momenti formativi con accesso privato, consulenza e realizzazione grafica di tutti i supporti di comunicazione.

Il progetto web è realizzato in base alle specifiche esigenze dell’azienda committente, seguendo un preciso piano di lavoro, affinché la presenza on line sia efficace e produttiva.

Renbel è accreditata al Ministero della Salute per l'assegnazione dei crediti per l'Educazione Continua in Medicina. Renbel ha la possibilità attraverso un software proprietario di assegnare e rilevare le presenze ai fini E.C.M..

LISTA NOZZE ONLINE

Renbel offre la possibilità di allestire e gestire la propria lista nozze on line.
Gli sposi avranno l’opportunità di regalare ai propri invitati la tranquillità di scegliere il meglio, senza affanni e senza bisogno di muoversi da casa o dall'azienda.

GESTIONE EVENTO da parte della SEGRETERIA ORGANIZZATIVA

Schede di Anagrafica Partecipante

Ogni partecipante all'evento è registrato in schede anagrafiche che contemplano molteplici campi:

- anagrafica completa
- indirizzari di residenza/ufficio/altro
- tipologia di partecipante
- gestione accompagnatori
- situazione pagamenti e sponsorizzazioni
- fatturazione
- servizi hotel/trasferimenti/iscrizioni/attività varie
- gestione presenze all'evento
- storico delle partecipazioni passate
- assegnazione del badge elettronico
- stampe o invio automatico via e-mail di conferma servizi
- stampa o invio automatico via e-mail del voucher alberghiero

L'inserimento di questi dati può essere effettuato:

- "client side" attraverso un'interfaccia on line (solitamente un sito web creato per l'evento) in cui il partecipante si iscrive e digita direttamente i dati che la segreteria richiede. Questa opzione genera automaticamente le riconferme di iscrizione al sito, le conferme di prenotazione servizi, hotel o le registrazione a corsi e seminari.
La gestione on line permetta anche la gestione automatizzata degli eventuali pagamenti con carta di credito. Tramite il servizio interbancario si procede al pagamento nel massimo rispetto dei dati personali e in piena sicurezza.
La transazione è effettuata direttamente con il sistema interbancario, escludendo la segreteria organizzativa da ogni responsabilità di incasso e di gestione delle carte di credito dei partecipanti.

- "server side" la segreteria può inserire manualmente i partecipanti oppure importare i dati da elenchi in formato elettronico, in questo modo si creano in automatico le schede dei partecipanti, che possono essere completate in ogni momento.

Schede per la gestione di servizi e disponibilità alberghiere

Ogni servizio legato all'evento è precaricato dalla segreteria.

Alcuni esempi:

- quote di partecipazione
- escursioni
- trasporti
- cene e pasti vari
- servizi di vario genere
- scadenziario
- disponibilità alberghiere

Il sistema gestisce per ogni tipologia di servizio un allotment con l'indicazione di eventuali scadenze da rispettare.

Grazie a maschere grafiche molto intuitive è possibile tenere sotto controllo l'andamento delle prenotazioni e l'occupazione reale delle camere suddivise per hotel, tipologia e periodo.

Durante la consultazione della disponibilità camere c'è anche la possibilità di prenotare e successivamente fatturare separatemente il relativo costo di una camera eventualmente condivisa con un'altra persona che richieda una comunicazione diretta.

Verifica e controllo dei costi

Il controllo amministrativo è completo grazie ad un sistema che registra i singoli costi dei servizi, gli abbuoni, le sponsorizzazioni, le penali di cancellazione.

Una maschera grafica visualizza in modo chiaro ed intuitivo la situazione amministrativa di ogni partecipante ed evidenziando i saldi ed i pagamenti non ancora ricevuti.

Grazie al sistema Mailer è possibile inviare automaticamente messaggi e-mail a specifici gruppi di destinatari per sollecitare iscrizioni, pagamenti o semplicemente per ricordare appuntamenti.

Il sistema Mailer è fondamentale per inviare le conferme di prenotazione dei servizi e i voucher alberghieri ai partecipanti.

Tutte le informazioni inserite nel sistema sono disponibili nella reportistica e nelle visualizzazioni in formato PDF.

La reportistica è fondamentale per visualizzare:

- l'andamento delle registrazioni (per categoria o ordine alfabetico)
- le presenze o le assenze all'evento (per categoria o ordine alfabetico)
- l'andamento delle prenotazioni dei servizi
- l'occupazione delle camere
- la situazione dei pagamenti

Il gestionale fornisce stampe aggiornate di ogni servizio.

I riepiloghi permettono alla segreteria di conoscere in tempo reale l'andamento di tutte le prenotazioni.

Fornisce documenti pronti per l'invio ai fornitori quali liste passeggeri e rooming list.

La ricerca degli iscritti è immediata grazie alla ricerca per cognome o nome ed è utilizzabile durante la lavorazione in ufficio oppure per registrare la presenza durante l'evento.

La registrazione all'evento è disponibile anche tramite tessera RFID o codice a barre; questi sistemi di rilevazione permettono di conoscere in tempo reale il numero esatto dei presenti in ogni momento.

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